Man bör tänka på mötets längd och tidpunkt. Ett kortare möte kanske passar bättre nära kommunikationer medan en övernattningkonferens lämpar sig en bit utanför city för att hålla gruppen samlad.

Många av våra lokaler kan möbleras efter kundens önskemål.

Läs mer om våra olika lokaler här.

Generellt är sommar, höstlov och dagar i anslutning till storhelger inte att föredra för möten då många av deltagarna kan vara lediga. Finns det deltagare som har lång resväg bör man ha det i åtanke om man planerar en tidig start eller ett sent avslut för mötet.

Vanligast är att vi fakturerar efter arrangemangets genomförande. Vid större arrangemang kan en förskottsfaktura utgå som täcker minst lokalhyran.

Läs mer om hur man bokar konferens hos oss här.

Budgeten bör anpassas efter målet och syftet med konferensen. Vissa möten kan ha en lägre budget, men andra bör vara mer påkostade för att förmedla rätt budskap till deltagarna.

Beroende på mål och syfte med mötet kan en aktivitet förstärka budskapet, men vid många möten behövs inte detta.

Det finns många talarförmedlingar att vända sig till. Men många talare går också att bokas direkt och hittas på nätet. Var tydlig med ämnet och vilken känsla som ska finnas kvar i tankarna efter föreläsningen.

En vacker blombukett är alltid uppskattat, men är kursledaren inresande från annan ort lämpar sig detta inte alltid. Försök då hitta något som representerar ert företag eller budskapet som ni vill framföra. Är det en utländsk talare rekommenderas något klassiskt svenskt, till exempel glas från något av våra klassiska glasbruk.

Ha en registrering med namnskyltar som visar namn och företag. Nyttja pauser för mingel och samtal. Det finns vissa appar för deltagarhantering där man kan byta adresser och skapa nätverk.

Var noga med att informera om hålltider för dagen med pauser och beräknat avslut. Det är viktigt att att det är tydligt vad på agendan som är informationspunkter och vad som är beslutspunkter. Tidsåtgång måste finnas och en mötesledare som har kontroll på att agenda med tider hålls.

Innehållet på en konferens styr mötets längd. Hellre få punkter på agendan som hinns med än att lägga in för mycket som måste flyttas till nästa tillfälle. Håll tiderna för respektive punkt och gå vidare. Boka ett nytt möte för det som drog ut på tiden.

Många gånger är det utställande företag som bidrar ekonomiskt och möjliggör konferensen. Vid andra tillfällen kan någon leverantör gå in och sponsra tex lokalhyra eller maten.

Vid större möten är det vanligt med utställande företag som får möjlighet att visa sina produkter. Det är oftast leverantörer med anknytning till den bokade konferensen och som kompletterar denna.

Skicka en utvärdering direkt eller dagen efter till deltagarna med väl valda frågor. Ha gärna en skala 1-10 för att kunna mäta helheten. Be om återkoppling på det viktigaste deltagaren tagit med sig.

För att få feedback är det en förutsättning att skicka ut en utvärdering efteråt. Det är också värdefullt att under mötet använda ett konferensverktyg där man kan rösta och ställa frågor för att öka dialogen.

Använd gärna ett digitalt verktyg såsom trippus, menti eller tablet där man kan ställa frågor, rösta och utvärdera mötet under tiden och efteråt. De skapar engagemang och gör mötet med kreativt.

Ha alltid med presentationen på ett usb minne om någon dator skulle krångla. Ta med adapters och laddare till din dator. Om en talare får förhinder tänk på att snabbt kunna stuva om i programmet. mm mm

Vid större möten kan det vara trevligt med värdar som visar deltagarna rätt, svarar på frågor och representerar arrangören på ett positivt sätt.

Förberedelse och planering är A och O. Tänk igenom syfte och mål för de deltagare som ska närvara. Boka tidigt upp eventuella talare och den anläggning som passar mötet bäst

Beroende på typ av möte och tidsåtgång, är det alltid positivt med något som bryter av informationsflödet. Detta påverkas också av vilket budskap ni vill förmedla på mötet. En ren utbildning kanske inte behöver en underhållningspunkt, men däremot är det viktigt på en kick off eller ett säljevent. Vilken känsla skall deltagaren lämna dagen med - full med ny kunskap eller wow-känsla?

Syftet med mötet är beroende på vad som ska förmedlas. Det kan vara ett informationsmöte, beslutsmöte, en kreativ workshop eller en utbildning.

Självklart kan man boka flera dagar för ett möte. Antingen sammanhängade eller vid olika tillfällen.

Sí, es posible grabar o filmar la reunión/conferencia en el IVA Conference Centre, ya que disponemos de equipos y técnicos propios para ello. Nuestro auditorio cuenta con tecnología avanzada, como un pequeño estudio para la producción de películas. Pero también tenemos una solución móvil que funciona en nuestra segunda sala más grande y en el salón de banquetes para desayunos de trabajo, por ejemplo. En el IVA Conference Centre, nuestras salas de conferencias y salas de reuniones están equipadas con tecnología de fácil uso para ayudarle a sacar el máximo partido de su estancia en la conferencia.

Más información sobre la grabación de audio y vídeo en el Palacio de Congresos del IVA

Tekniken är en utmaning, trots tester och genomgång kan något ändå sätta käppar i hjulet. Däremot vågar vi lova att vi har mycket bra resurser för att lösa eventuella problem som kan uppstå. Med egna tekniker och en löpande översyn av samtliga konferenslokaler, mötesrum och hörsalar etcetera, så är vi bra rustade.
Vi gör alltid vårt yttersta för att bokare och talare ska känna sig trygga vid genomförandet. På IVA Konferenscenter är vi tekniskt förberedda för att tillgodose de olika krav som uppstår på ett möte eller en konferens.

Här kan du läsa mer om konferenstekniken på IVA Konferenscenter

Colaboramos con el Restaurante Grodan en todo lo que se sirve en el Centro de Conferencias IVA. Se trata de una cocina de primera clase y una amplia carta con clásicos y nuevos elementos excitantes. El Restaurante Grodan también ofrece buffets y platos combinados que se adaptan a la ocasión y al presupuesto. La comida es un elemento importante de la conferencia/reunión y con el Restaurante Grodan garantizamos una comida realmente buena que proporciona una fantástica experiencia general de la estancia en el Centro de Conferencias IVA.

Aquí puedes leer más sobre Restaurant Grodan y también ver sus diferentes menús.